プルータスコラム

新人奮闘記!!

奮闘記(4) 発注業務について

田中(知)国際部
田中(知)国際部
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↑↑ 通勤途中に咲いていたつつじがきれいでした!
こんにちは。
4月でようやく社歴2年目に入りました田中です。

最近何故かよく色々な方々に “そういえばあなた何年目だっけ” と聞かれるのですが、
皆様、田中は新卒で入社して2年目ですよ!※大事なことなので2度言いました

……さて。
それでは本題に入りますね。

本日はまた普段の仕事についてです。

私たち国際部の仕事のひとつが
「海外のお客様の求める商品を、ひとつひとつ最適な仕入先へ発注して輸出する」

ことだというお話は以前しましたので、
今日はもう一歩踏み込み、その「発注」について書かせて頂きたいと思います。

 

< 発 注 >

ご注文をたくさん頂きました!

最近のことです。
メールをチェックしましたら、うれしいことにタイからたくさんの注文書が届いておりました。
普段は少しずつ小出しで、でもさほど間隔を空けずに送られてくることが多いのですが
この日は時々発生する “一気にどっさり” のパターンでした。

注文書をいただきましたら、私はこれを元に「発注業務」を開始します。
その際、金額などが合っているかどうかなどの他によくよく気を付けているのは、

(1)納期
(2)特記事項(スペック)

この2つです!
個人的にここが一番トラブルになりやすいと感じていますので、
本当に気が抜けません。

まず(1)の納期について。

国際部にとっての納期は2種類あります。

1、客先まで商品をお届けする日     ⇒  私たちが客先から指定される納期
2、1に合わせて選んだ船の締め切り日   ⇒  私たちが仕入先に指定する納期

この2つです。

発注する時には 1 を元に 2 を決めるのですが、
商品によって できあがるまでの日数が違うのはもちろん、
なにかの事情があったりしますとその期間が変わってくることもあるため
単純に逆算するだけではいけません。

時には一旦客先へと注文書を戻し、
また時には発注する前に仕入先の担当の方に電話してみて……と
少しでも気になったら確認!を徹底することで、納期通りの発送を心がけています。

さて、次に(2)特記事項についてです。

ご注文の際、種類やサイズの他に特記事項があることがよくあります。

・“公差” や “硬度” など
・母材の指定

などなど。
これは鋼材ならではのことなのですが、
恐らくそうは言われましても、なかなかピンとこないところかなぁと思います。

ですので、簡単に図でご説明します!

発注たとえ
※クリックで大きくなります。

こんな感じです!

出来上がった商品を「おにぎり」だとすると、
それを作るのに使う「お米」が “母材”
その他諸々「具や握りの強さ、水加減」など、目で見ただけではわからない部分が “公差や硬度”
と、田中は思っております。

つまり、

“魚沼産コシヒカリをちょっと硬めに炊いて具は鮭で、ってお店に注文してくださいね”

と言われたら、もう、お客様が求めているのはそれだけです!
代わりになる物はありません。
たとえ見えない部分であっても、私たちが発注時に勝手に端折ったり、
ましてや変えたりしてはいけないのです。
(もちろん、もっと良いものがあれば “ご提案” はさせていただくことはありますが)

我ながらひどい例えで申し訳ございませんが
あぁ、間違えたら大変なんだな……!ということが
なんとなくでもご理解頂けましたら幸いです。

それでは、長くなってしまいましたが今回はこのあたりで。
ありがとうございました!